新人教育で使える!「伝わる」説明法

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Elly
by Elly

新入社員のお世話係や教育係を任されることになったら…​

「ちゃんと育てられるかな??」​
「説明下手だから不安…」​

と心配になってしまう方も多いかもしれません。​

基礎知識のない相手に対してゼロから説明するのってなんだか難しい気がしますか?​

いえいえ、説明の順序さえ間違えなければ大丈夫!◎​
早速ポイントをお伝えしていきます◎​

説明の順序は​
《全体像から伝え、次に詳細な話、さらに具体的事例へ》

下記の流れを意識しながら、説明と実務を取り混ぜて組み立てていきましょう◎​

全体像(概要や事業内容、大前提)​
↓​
詳細な話へ(各取引や業務フロー)​
↓​
具体的事例(書類作成等や実務)​

全体像(概要や事業内容、大前提)

まず、全体像や概要などの大きな話をするときには、基礎知識や社内の共通言語がない相手であれば特に、専門用語は使わず簡単な単語を使うようにしましょう。

いきなり専門用語を使ってしまうと、相手がわからなかった場合に、
難しい…!どうしようわからない!など焦ったり​
不安になり、集中力が途切れてしまいます。

もし相手が新入社員でしたらこんな具合からはじめましょう。​

“うちの会社は、商品を海外で生産して、日本国内の企業に販売しているよ”

取り扱い商品やサービスは何?​
自社で作っているのか、仕入れているのか?​
お客様は誰?​

こういった基本情報は教える側からすると当たり前すぎて説明が抜けたりします。​

​しかし、教わる側は物事の大枠や前提を把握せずに説明を受けると、
いったいどこの部分の話をしているのか?​
はたまた、この作業は何のためなんだろうか・・・などと混乱してしまいます。​

また実務上何か判断に悩んだときに大枠や前提を理解していることで解決できることもありますよ◎

詳細な話へ(各取引や業務のフロー)


概要などの大きな話を伝えたら、徐々に詳細な内容に入っていきましょう。​

詳細な内容を伝えるときも、担当業務の全体的なフローを伝えた上で説明すると良いでしょう。​さらには他部署との関係性や連携の必要性なども含めると自分のポジションが把握しやすくなります。

全体的な流れがわかっていると、本人も何のための作業なのかが理解できますね◎

具体的事例​(伝票作成等の実務)

さてこの段階まで来たら、業務に必要な専門用語の解説もしつつ、実務を行なっていきます。

まずは実際の取引の伝票や書類作成や、社内システムを触って、慣れていってもらいます。
作業してもらった伝票や書類は必ずチェックしましょう。
その際に同じようなミスが続けば本人が躓いているポイントが見えてきますから、その部分を解説してあげましょう。

伝票や書類の作成に慣れてきた段階で、再度用語や内容について解説をしていくと、見慣れた伝票類に抵抗がなく、より新たな知識が入りやすいはずです。​

まとめ

  • 説明は全体像から伝えて徐々に詳細な内容を話ましょう。
  • 実務を開始したら必ず先輩がチェック。
  • チェックをする中で本人の理解度が把握できるので、進度に応じてトレーニングを組み立てていきましょう◎

 

さて、今回は若手社員や新入社員を想定してお話してきました。

社会人にとって、物事を分かりやすく伝えるというのはとても大切ですよね。
今回の説明の流れというのは、相手が誰であっても使えます◎
業務の引継ぎでも、普段の上司への報告でも◎

新人教育の機会というのは、教える側の自分にとっても成長のチャンスなのです!ぜひとも怖がらずにトライしてくださいね~!

by Elly

 

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